Pourquoi externaliser votre admin/office management vous fera gagner du temps et de l’argent ?

L’office management est une tâche complexe et fastidieuse qui nécessite une bonne organisation et du temps.

Entre la multitude de tâches et de responsabilités que cela implique, il est souvent plus simple de faire appel à quelqu’un d’autre pour répondre à toutes les obligations auxquelles vous faites face.

Le temps que vous consacrez au recrutement d’un office manager est du temps que vous ne passez pas sur le développement de votre activité.

Un mauvais recrutement coûte cher. A cela s’ajoute bien sûr le temps de formation de votre nouveau collaborateur avant qu’il ne devienne opérationnel.

Chez Kavalry, nous vous proposons des personnes formées aux principaux outils du marché, prêtes à intervenir à tout moment sur vos missions administratives, de gestion de votre vie de bureau et de votre vie d’équipe.
Notre rôle est aussi de mettre en place de nouveaux process pour faciliter votre travail et celui de vos collaborateurs :

Vous êtes perdus dans votre facturation ?
Vous ne savez pas où vous en êtes dans l’inscription de vos collaborateurs à la mutuelle ?
La gestion de la paie vous prend trop de temps ?

Toutes ces questions sont des problématiques communes à la plupart des entreprises, nous y répondons quotidiennement et notre expertise nous permet de vous proposer des outils en adéquation avec votre activité et vos besoins.

Notre rapidité d’exécution vous permet de gagner jusqu’à 30% de votre temps, que vous pouvez idéalement consacrer à d’autres problématiques.

Désormais, vous pouvez vous lancer en connaissance de cause dans le recrutement d’un(e) office manager ou faire appel à des Kavaliers 🙂

Dans la peau d’un Kavalier : action et vitesse !

Le métier d’Office Manager est encore peu connu en France. Ce poste consiste à être un réel bras droit du dirigeant et lui faire gagner du temps sur des tâches administratives et de vie de bureau.

Les Kavaliers sont LA nouvelle génération d’office manager ! Tels des héros de l’admin, les Kavaliers arrivent dans vos bureaux afin de traiter tous les sujets administratifs clients, fournisseurs et de ressources humaines !

Kavalry met donc en place une organisation révolutionnaire afin que les Kavaliers travaillent sereinement chez chaque client tout au long de la journée.

La matinée d’un Kavalier

  • 9h : Le pull rouge avec le nounours apparaît dans vos bureaux : le Kavalier entame le premier créneau de sa journée ! Il connait les priorités du dirigeant et sait exactement les tâches à effectuer pendant son créneau de deux heures. Pas une minute à perdre ! Aujourd’hui ce sera majoritairement des tâches administratives comme retrouver des factures pour les envoyer à l’expert comptable et rembourser les notes de frais.
  • 11h/12h : A la fin de son créneau, le Kavalier met à jour toutes les données du client et écrit un compte rendu des missions effectuées. Un gain de temps important pour la suite ! Chez Kavalry, tout est écrit !
  • 12h-13h : Pause déjeuner !

L’après-midi d’un Kavalier

  • 13h-15h : Nouveau créneau pour le Kavalier ! Après un tour des locaux de cette entreprise parisienne, le Kavalier commence son créneau. Chez ce client, le Kavalier s’occupe des commandes récurrentes pour le bien des employés : des fournitures de bureau jusqu’à la livraison de fruits !
  • 15h30-17h30 : Dernier créneau de la journée ! Cette fois-ci le Kavalier travaille à distance, dans les locaux de Kavalry. Cette pratique de missions à distance est de plus en plus courante dans l’entreprise afin que les Kavaliers s’entraident sur des missions difficiles. Pour les tâches administratives le Kavalier peut utiliser de nombreux logiciels comme Payfit, Lunch’r, iPaidThat, Azopio : ces outils sont la clé pour faciliter le travail du Kavalier. Grâce à eux nous allons beaucoup plus vite et les résultats sont toujours meilleurs !
  • 17h30-18h : C’est le moment le plus important de la journée : parfaire le K-Movement. Le K-Movement est la formation interne de Kavalry. Tous les jours, des informations claires et précises sur des outils ou des méthodes, sont rajoutées par les Kavaliers experts afin de former les nouveaux arrivants. Une étape très importante pour faire perdurer cette génération de Kavaliers !

Après l’effort…

  • Bière spéciale du mercredi : tous les mercredis, Kavalry se rassemble pour partager les tips et les anecdotes sympatiques vécues sur le terrain.

Le Kavalier finit sa journée en ayant avancé sur des tâches primordiales pour les dirigeants d’entreprises.

Reconnu dans tous les bureaux, le Kavalier crée une complicité avec les employés de l’entreprise ! Une journée satisfaisante pour le Kavalier qui est devenu un atout pour les entreprises : demain le Kavalier sera de retour, les entreprises savent qu’elles ne font plus cavalier seul !

Découvrez Coralie, Kavalière !

Le métier d’Office Manager est tout nouveau pour Coralie. Nous avons décidé de lui donner la parole pendant cette interview afin de connaître sa vision sur le métier et sur Kavalry !

Q1 : Bonjour Coralie ! Peux-tu te présenter à nos lecteurs ?

Coralie : “Bonjour, je suis Coralie, j’ai 32 ans et je suis chez Kavalry depuis quelques mois maintenant. J’ai longtemps travaillé dans le secteur de l’hôtellerie. Cette expérience m’a beaucoup plu mais j’ai voulu changer et découvrir de nouvelles choses. C’est en cherchant à me reconvertir que je suis tombée sur l’annonce de Kavalry.”

Q2 : Qu’est-ce qu’un Kavalier pour toi ?

Coralie : “Pour moi un Kavalier c’est tout d’abord quelqu’un qui sait s’adapter. Dès mon arrivée, j’ai appris beaucoup de choses rapidement avec le K-Movement. Il fallait donc que je m’adapte à tous ces changements, mais c’était très palpitant !

Un Kavalier c’est également une personne qui agit vite et bien. Il est le bras droit du dirigeant sur toutes les missions administratives et c’est un expert dans le domaine ! Il n’y a pas mieux qu’un Kavalier si vous voulez que vos tâches administratives soient faites ! :)”

Q3 : Quelle vision avais-tu de l’office management avant d’être chez Kavalry, et quelle est ta vision aujourd’hui ?

Coralie : “Avant de voir l’annonce de Kavalry, je ne savais pas que le métier d’office manager existait. En me renseignant un petit peu je pensais que c’était plus ou moins un métier d’assistant de direction.

Aujourd’hui je me rends compte que le métier d’office manager chez Kavalry est différent. Un Kavalier n’est pas seulement un assistant de direction mais le bras droit. Les missions sont variées mais elles représentent un réel enjeu pour les entreprises.”

Q4 : Tes missions préférées chez les clients et pourquoi ?

Coralie : “Je ne pense pas avoir de missions préférées car ce que j’aime dans ce travail c’est vraiment la diversité des missions. Passer de la collecte de factures fournisseurs, à la préparation des bulletins de paie, au recouvrement client, à l’achat de fournitures : jongler entre ces missions c’est ce que je préfère !”

Q5 : Ce que tu aimes chez Kavalry, dans ton métier ?

Coralie : “En plus de la diversité des missions, ce que j’aime dans ce métier est de découvrir plusieurs univers clients et de travailler avec des dirigeants d’entreprise. Les missions qui me sont confiées me donnent beaucoup de responsabilités et j’adore !

De plus, l’équipe Kavalry est vraiment au top ! Les kavaliers s’entraident, l’ambiance est vraiment sympa et ils m’acceptent même si je ne suis pas très forte au ping-pong ahah !

Q6 : Merci beaucoup pour tes réponses Coralie, un dernier mot pour nos lecteurs ?

Coralie : “Vous allez être surpris par la progression de Kavalry ces prochains mois ! Et biensûr : #nefaitespluscavalierseul!”

Kavalry 1 an : une histoire de famille

Nous venons de souffler la 1ère bougie de Kavalry, et nous avons souhaité marquer le coup.

Merci aux vrais, aux fidèles, de l’avoir fêté avec nous, pour ceux qui n’ont pas pu être là, vous trouverez la vidéo de la soirée en bas d’article.

C’est un bon moment pour faire un bilan de ce que nous avons vécu en 1 an:

  • une cinquantaine de missions réalisées
  • des client gagnés, à coup de 25km/j de trotinette et de nocturnes
  • des clients perdus, à croitre trop vite, on fait des erreurs
  • des personnes qui sont parties, mais surtout des personnes qui sont arrivées, avec des profils différents de l’office manager “classique”
  • une passage de 2 gars en trottinette dans un appart à une équipe (stylée!) de 10p dans un coworking
  • des trucs incroyables que seuls les membres de l’équipe comprendront 🙂

Des valeurs que nous avons trouvé et qui se résument facilement:

BEAR : Bear Family Entraide Action Responsabilité

Nos learnings collectifs:

  • Se focus sur notre core business, faire moins de missions mais mieux, accepter de refuser/se priver d’un contrat s’il ne bénéficie pas à long terme à notre modèle
  • Sur le recrutement, axer plus sur les valeurs et les traits de caractère plutôt que les compétences. Nous voulons changer la manière de faire de l’office management, donc ce n’est pas forcément avec des personnes qui le font depuis longtemps que nous le ferons.

Nous voulons savoir comment une personne réagit quand elle ne sait pas, pas quand elle sait.

Dans le monde des start-ups et toute boite en forte croissance, il faut être prêt à changer, évoluer, apprendre. Se baser sur ses acquis, son expérience, ne suffit pas.

Avec la vitesse des outils, des boites, une chose est vraie lundi, mais fausse le vendredi. Il faut accepter de (se) construire, détruire, rebâtir et accepter de croître/évoluer même si c’est plus dur que de se poser.

Ce que j’ai appris à titre personnel:

  • la force d’une entreprise construite dans l’amitié (mon partenaire Jerome Steva est un ami de 10ans+) et la famille (nos familles nous soutiennent et aident beaucoup Kavalry), est indestructible. Je challenge n’importe qui de me dire “ne faites pas de business entre amis ou famille”, à qui je répondrais “OK mais qui sera là avec toi le soir, le week-end, quand c’est dur, si ce n’est pas des gens sur qui tu peux compter?”
  • La réussite ne peut être que collective : après avoir bossé en sales pendant des années, où on valorise plutôt la réussite personnelle (le top du tableau, la plus grosse prime), j’ai compris que seule une réussite collective a de la valeur. Chez Kavalry, si un Kavalier fait une erreur chez un client, on se demande où Kavalry a dysfonctionné et on agit collectivement pour éviter que cela se reproduise, et inversement si un client est content grâce au job d’un Kavalier, alors c’est grâce à toute l’équipe.

Le mot pour la fin sera :

  • pour nos femmes, nos enfants, qui nous supportent
  • pour nos clients passés/présents/futurs
  • pour nos partenaires
  • et surtout pour l’équipe, vous êtes les first10, ceux qui ont ouvert la voie de l’office management du futur 🙂

Rappelez-vous, une seule phrase, une seule idée, celle de ne plus jamais faire cavalier seul !