Episode 4 : quand Kavalry part à la recherche de l’argent

Kavalry récupère votre argent

En arrivant chez notre client, l’objectif du dirigeant était clair : récupérer le maximum d’impayés. Le constat était simple, des factures étaient non réglées depuis plusieurs mois, voir plusieurs années…

La première complexité à laquelle nous avons dû faire face provenait des différents moyens de facturation. Une migration était en cours entre 2 logiciels de facturation et le dirigeant voulait clôturer ses impayés sur le premier logiciel.


Le montant total échu est-il bon ?

Mais lors de cette migration, une seconde difficulté est apparue, le montant total échu était-il vraiment le bon ?


Des clients nous indiquaient avoir déjà réglé leurs factures. En faisant nos relances, sur chacun des comptes, nous nous sommes rendus compte que le problème remontait de plus loin: le rapprochement bancaire.

Une fois ces difficultés comprises et intégrés, nous avons décidé d’un plan d’action pour ne pas s’éparpiller et relancer inutilement.

Notre premier réflexe a été de mettre en place un logiciel de relance automatique, pratique et intuitif. Ainsi, nous avions une visibilité sur les relances effectuées et les plus gros encours à aller chercher.

Ensuite nous avons fusionné le logiciel de relance avec le logiciel de comptabilité. Lors de cette fusion, ce sont plus de 1000 opérations qui ont été rapprochées et une comptabilité sur 2 ans qui a été remise en ordre. Nous avions obtenu une vision des impayés qui représentait la réalité.


Enfin, nous avons procédé aux relances et avons réussi à faire baisser l’encours de 30% en quelques semaines !


Si vous aussi, vous avez besoin que vos clients “rendent l’argent” n’hésitez plus, faites appel à Kavalry. 😉

Pourquoi nous réalisons + de 50% de nos missions depuis les bureaux de Kavalry?

Pour nous, la valeur d’un service n’est pas basée sur le temps passé ou le présentéisme, mais sur les résultats.

C’est notamment pour cela que nous avons une organisation spécifique chez Kavalry avec:

  • un créneau d’intervention fixe (sur place ou à distance) par semaine
  • les autres créneaux de la formule effectués depuis nos locaux
  • une équipe support et des alertes pour prendre en compte vos demandes lorsque nous ne sommes pas en train de travailler pour vous.

La réalisation de la majorité des missions à distance (depuis les bureaux de Kavalry), permet notamment de :

Kavalry - là où vous ne faites plus cavalier seul pour votre admin !

Favoriser le gain de temps

Notre promesse est de vous faire gagner du temps. Ainsi, lorsque le/la Kavalier.e qui intervient pour vous est coincé(e) sur un sujet, il/elle demande en priorité à ses collègues, fait appel à nos ressources internes, fait des recherches, avant de vous solliciter.

Optimiser notre temps

Le temps que nous ne passons pas dans les transports est alors libéré pour passer du temps sur vos missions et se former.

Expertise/formation

C’est au contact des autres membres de l’équipe que nos Kavalier.e.s s’améliorent en permanence pour être toujours plus rapides et efficaces pour vous.

Disponibilité & réactivité

Chaque Kavalier.e a un portefeuille de 6 à 8 clients. Ainsi, lorsque nous intervenons sur place (habituellement les mardi & jeudi), soit chez 3-4 clients par jour, nous sommes contraints par le prochain rendez-vous.

En effet, le/la Kavaliere.e qui intervient chez vous doit filer chez un autre client une fois son intervention effectuée. Lorsque nous intervenons à distance, nous finissons ce qu’il y a à faire, sans se préoccuper d’un prochain rendez-vous.

Bref, que des avantages 🙂

#Nefaitespluscavalierseul

Nos derniers posts:

Le K-Movement, plus qu’une formation, un style de vie !

Vous avez déjà entendu parler du K-Movement ? Vous pensez peut-être que c’est une simple formation interne créée par Kavalry ? Et non loupé ! Le K-Movement est bien plus qu’une formation, c’est un concept qui évolue avec le temps.

Qu’est ce que le K-movement ?

C’est tout d’abord l’académie de Kavalry qui forme la nouvelle génération d’office manager. Composé de fiches ludiques et complètes concernant aussi bien les logiciels utilisés chez nos clients que les process de missions, les Kavaliers possèdent toutes les clés pour réussir les missions. Bien plus qu’une académie, c’est un mouvement qui leur permet d’apprendre continuellement, tout au long de son aventure chez Kavalry.

Comment se passe la formation ?

Formation théorique et pratique, le K-Movement est un outil riche car complet, précis et concis. En fait, le K-Movement c’est véritablement la mise en oeuvre de l’offre Kavalry, le gain de temps !

Sur une durée d’un mois, toute personne entrant dans l’entreprise, peu importe le poste, passera par la formation K-Movement. Soit un mois pour apprendre à être opérationnel en découvrant les clients, leurs besoins, en apprenant à manier les outils utilisés par chacun, et en suivant de près les missions effectuées par les Kavaliers confirmés.

Le K-Movement se déroule grâce à un planning au format to-do-list. Chaque journée est composée de lectures, de vidéos explicatives, d’exercices sur logiciels (les fameux TP), de créneaux d’observation, de questions/réponses, de diffusion de valeurs motivantes et d’une juste dose d’humour 🙂 Tout est noté et à cocher afin de suivre à la minute son avancée dans la formation. Il est même possible de tagguer un membre de l’équipe dans sa to-do, si besoin est d’une mise en lumière sur le déroulé d’une mission recouvrement par exemple, et en un clin d’œil on a notre réponse ou un horaire pour voir ça ensemble sur un cas concret !

C’est par un point journalier que se termine chaque journée avec le K-Movement, pour que jamais des incompréhensions ou des doutes ne perdurent, afin que le lendemain soit une nouvelle aventure avec de nouveaux apprentissages, de nouvelles questions, des idées fraîches et quelques pains au chocolat (attention aux amateurs de chocolatine).

Grosse force de cette formation dynamique, chaque nouveau Kavalier participe à toutes les sessions de discussions d’équipe. Tous les lundi pour y connaitre les objectifs et priorités de la semaine, tous les mercredis lors de venues de prestataires pour apprendre de nouvelles astuces, tous les vendredis pour faire un point hebdo. C’est peu dire qu’il y a beaucoup d’informations à intégrer, mais tout est mis en place par Kavalry pour y parvenir, et réussir !

Lorsque le Kavalier termine sa formation il doit monter en puissance. En effet, le but du K-Movement est d’être prêt à réaliser des missions pour nos clients de manière efficiente, afin de les satisfaire davantage à chaque intervention, qu’elle soit réalisée sur place ou à distance.

Au sein de l’école Kavalry, on apprend vite à agir plus.

Le secret de la réussite du K-Movement : une formation participative, qui ne reste pas bloquée dans le temps !

Le K-Movement est agrémenté et mis à jour quotidiennement par l’équipe. C’est ce qui fait la force de notre formation ! Chaque Kavalier apprend chaque jour à y partager ses best practices, process, nouveaux contacts, astuces, conseils…

Au-delà d’être un outil de formation pour les petits nouveaux, c’est également un outil de vie quotidienne. Peu importe l’ancienneté chez Kavalry, chacun s’en sert et le complète à chaque intervention. On y centralise nos process, chaque mission & chaque logiciel utilisés.

Tout est noté (notre mot d’ordre vous l’aurez remarqué), notamment pour que chaque arrivant soit autonome rapidement et force de proposition, afin d’assurer des passations clients rapides et intelligentes, et dans le but de disposer d’une source d’informations fiable et d’un support modifiable en tout temps pour partager idées d’amélioration, conseils, interrogations etc.

Aujourd’hui nous référençons plus d’une centaine d’outils, demain 5 de plus, après demain 10 supplémentaires. Voyez-vous l’importance majeure de mettre tout à jour en permanence et en temps réel ?

Avec le K-Movement, Kavalry révolutionne la façon d’apprendre, et ça marche !

#nefaitespluscavalierseul

PS: retrouvez nos précédents posts ici :

Bienvenue dans la Kavalry, là où tout commence !

Kavalry - là où vous ne faites plus cavalier seul pour votre admin !

Découvrir Kavalry ? C’est prendre une claque, dans le bon sens du terme bien sûr. 🙂

Intégrer l’équipe ? C’est appréhender le monde de l’entreprise et l’office management d’une toute autre manière.

Ce sont des regards jeunes, clairs, vifs, qui regardent tous dans la même direction. Et par-dessus tout, l’envie inconditionnelle de changer la réalité d’une admin qui mine. Chez Kavalry on aide les dirigeants à se concentrer sur le développement pur de leur activité, on les soulage des tâches administratives lourdes qui leur prennent beaucoup d’énergie, et trop de temps. Kavalry c’est un pari, celui d’aller toujours plus vite, grâce à des outils et méthodes simples, efficaces, carrées (et c’est prouvé !).

Le K-movement, l’école des Kavaliers !

Grâce à une formation interne complète et continue, à l’esprit de famille et d’entraide qui règne dans le bureau, Kavalry respire la confiance et le dynamisme. S’il y a bien une chose que j’ai comprise dès le premier jour c’est qu’il faut se lancer et agir, ne pas avoir peur de l’erreur, et surtout s’en servir pour être encore meilleur. Le K-movement est un formidable outil d’apprentissage, de responsabilisation, c’est intuitif, riche en informations, pratiques et conseils. C’est un véritable guide qui permet d’être proactif facilement, et de pouvoir comprendre et répondre aux réels besoins des clients très rapidement. C’est une formation qui met bas à toutes nos idées préconçues, à nos croyances limitantes, en bref ça change la vie !

Nouvelle Kavalière en devenir, j’ai tout de suite été intégrée dans le grand bain, j’ai depuis soif de progresser, d’apprendre encore, d’être autonome et de partager pour avancer collectivement, car chez Kavalry la responsabilité de tous est celle de chacun. Personne n’est laissé de côté, tout le monde peut être sollicité, aidé, soutenu, informé, par tous et à n’importe quel moment. Action, réaction ! Des journées qu’on ne voit pas passer, des hauts, des bas, une team soudée, un même bateau, pour le meilleur et pour le pire.

Peu importe la chute, il y a toujours une solution pour se relever et évoluer. Elle n’existe pas encore dites-vous ? Créons-la 🙂

Plus que jamais fière de faire partie de cette aventure, et de cette nouvelle génération de Kavaliers, MERCI KAVALRY !

#Nefaitespluscavalierseul

#Vousnêtespasprêtspourlasuite

Episode 3 – gagner de l’argent avec votre admin ! mission relance impayés

Vous avez des impayés sur des factures arrivées à échéance? Vous n’avez pas le temps de relancer vos clients de façon régulière ? Kavalry est là pour vous aider à recevoir votre argent.

Nous intervenons régulièrement auprès de nos clients sur cette mission.

Pour cela, nous pouvons travailler de deux façons :

  • Nous prenons vos process et travaillons avec
  • Nous mettons en place le process et les outils qui nous paraissent les plus adaptés à votre situation.

Pour bien démarrer la mission, il suffit de nous donner accès à votre outil de facturation, au fichier de suivi de vos impayés et aux paiements reçus. A partir de là, nous nous chargeons de contacter les clients, de mettre à jour les contacts si besoin et de faire en sorte que les paiements arrivent 🙂

Nous pouvons vous accompagner dans la mise en place d’un process de relance adapté à votre activité, avec des template d’emails et de discours à tenir lors des relances téléphoniques. Notre objectif ? Donner une bonne image de votre société en toute circonstance!

Nous travaillons au contact de vos équipes Sales ; notre objectif est de leur faire gagner du temps tout en diminuant le délai de paiement de vos clients.

Grâce à notre compte rendu hebdomadaire, vous aurez une idée concrète de l’impact de notre travail.

Grâce à notre intervention, l’un de nos clients, a vu ses créances diminuer de plus d’un tiers !

N’attendez plus désespérément les paiements de vos clients, faites appel à Kavalry!

Retrouvez plus d’infos sur notre mission de relance d’impayés ainsi que les cas concrets chez nos clients.

Gagner du temps sur son admin – épisode 2 : bien anticiper sa clôture comptable !

Chaque année, le mois de décembre arrive (jusque là vous nous suivez :-)) et vous vous rendez compte du retard pris sur votre gestion administrative.

Votre expert-comptable, pour pouvoir clôturer vos comptes au plus tôt, vous demande de lui transmettre les pièces justificatives manquantes.

Il n’est pas rare d’avoir à retrouver des centaines de pièces comptables, certaines datant de plusieurs mois.

Bien qu’ayant déjà vécu cette situation les années précédentes, vous n’avez pas pris le temps de vous organiser pour éviter d’avoir à effectuer cette tâche chronophage en début d’année.

Ceci surement à raison, privilégiant le développement de votre business 🙂

Pas de panique ! Chez Kavalry, nous vous accompagnons dans la préparation de votre clôture comptable.

Notre méthode ?

Récupérer les pièces manquantes, et également se servir de ce retard accumulé pour pouvoir mettre en place de façon mensuelle la collecte des éléments. L’objectif est de récupérer au fil de l’année les documents. Par exemple en mettant en place un outil de collecte comme vous pouvez le voir ici : https://kavalry.fr/gagner-temps-admin-episode-1/.

Les avantages :

  • Finis les WE où vous cherchez désespérément à retrouver les justificatifs manquants
  • Plus besoin de se replonger dans vos archives. Chaque fin de mois, une liste des justificatifs manquants est créée et permet de retrouver plus facilement les documents.
  • Possibilité de piloter votre activité au plus juste, avec la sortie du Kashboard (P&L et gestion de tréso) ⇒ exemple ici : https://kavalry.fr/nos-missions/

N’attendez plus, nos Kavalier.e.s seront ravi(e)s de vous décharger de ce travail fastidieux et de vous permettre de démarrer l’année par le bon pied, en développant votre activité !

#nefaitespluscavalierseul

Gagner du temps sur son admin : épisode 1 !

Vous êtes perdu.e dans votre compta fournisseurs ?

Kavalry met régulièrement en place auprès de ses clients des outils vous permettant de gagner du temps, par exemple sur la gestion des factures fournisseurs. Dernièrement, un de nos clients, qui compte 3 entités juridiques de différentes nationalités, souhaitait améliorer son process de suivi et collecte de la facturation de ses fournisseurs.

Pour cela, nous avons proposé de mettre en place un outil automatisant ce process souvent long et nécessitant un suivi régulier. Auparavant, nous passions au minimum 10 heures étalées sur 1 semaine sur le traitement des factures fournisseurs de notre client. Or, ce temps précieux peut en réalité se diviser par 2 lorsque l’on mobilise un outil performant et utile à la fois pour le client, le gestionnaire en charge de la facturation mais également pour l’expert-comptable.

Début novembre 2019, nous l’avons progressivement mis en place chez notre client. Bien que le paramétrage du collecteur de factures s’effectue par étapes, nécessitant notamment l’intégration du plan comptable utilisé par l’entreprise, cette mise en place progressive permet par la suite une réelle amélioration du temps consacré au traitement des factures fournisseurs.

En combinant la collecte de factures avec le rapprochement bancaire, nous automatisons désormais un process récurrent. Une fois installé, il s’agit de vérifier en un coup d’œil l’ensemble des informations recensées sur chacune des factures fournisseurs collectées par le logiciel.

Ainsi, la gestion de la facturation fournisseurs de notre client a été divisée par 5. Un gain de temps conséquent pour notre client et une meilleure visibilité comptable !

  • Temps passé avant : entre 8 et 10 heures par mois
  • Temps passé après : 2 heures par mois
  • Process de paramétrage : entre 1 semaine et 1 mois en fonction des spécificités de l’entreprise

⇒ Automatisation de la collecte de factures

⇒ Gain de temps

⇒ Visibilité comptable & analytique

Pourquoi externaliser votre admin/office management vous fera gagner du temps et de l’argent ?

L’office management est une tâche complexe et fastidieuse qui nécessite une bonne organisation et du temps.

Entre la multitude de tâches et de responsabilités que cela implique, il est souvent plus simple de faire appel à quelqu’un d’autre pour répondre à toutes les obligations auxquelles vous faites face.

Le temps que vous consacrez au recrutement d’un office manager est du temps que vous ne passez pas sur le développement de votre activité.

Un mauvais recrutement coûte cher. A cela s’ajoute bien sûr le temps de formation de votre nouveau collaborateur avant qu’il ne devienne opérationnel.

Chez Kavalry, nous vous proposons des personnes formées aux principaux outils du marché, prêtes à intervenir à tout moment sur vos missions administratives, de gestion de votre vie de bureau et de votre vie d’équipe.
Notre rôle est aussi de mettre en place de nouveaux process pour faciliter votre travail et celui de vos collaborateurs :

Vous êtes perdus dans votre facturation ?
Vous ne savez pas où vous en êtes dans l’inscription de vos collaborateurs à la mutuelle ?
La gestion de la paie vous prend trop de temps ?

Toutes ces questions sont des problématiques communes à la plupart des entreprises, nous y répondons quotidiennement et notre expertise nous permet de vous proposer des outils en adéquation avec votre activité et vos besoins.

Notre rapidité d’exécution vous permet de gagner jusqu’à 30% de votre temps, que vous pouvez idéalement consacrer à d’autres problématiques.

Désormais, vous pouvez vous lancer en connaissance de cause dans le recrutement d’un(e) office manager ou faire appel à des Kavaliers 🙂

Dans la peau d’un Kavalier : action et vitesse !

Le métier d’Office Manager est encore peu connu en France. Ce poste consiste à être un réel bras droit du dirigeant et lui faire gagner du temps sur des tâches administratives et de vie de bureau.

Les Kavaliers sont LA nouvelle génération d’office manager ! Tels des héros de l’admin, les Kavaliers arrivent dans vos bureaux afin de traiter tous les sujets administratifs clients, fournisseurs et de ressources humaines !

Kavalry met donc en place une organisation révolutionnaire afin que les Kavaliers travaillent sereinement chez chaque client tout au long de la journée.

La matinée d’un Kavalier

  • 9h : Le pull rouge avec le nounours apparaît dans vos bureaux : le Kavalier entame le premier créneau de sa journée ! Il connait les priorités du dirigeant et sait exactement les tâches à effectuer pendant son créneau de deux heures. Pas une minute à perdre ! Aujourd’hui ce sera majoritairement des tâches administratives comme retrouver des factures pour les envoyer à l’expert comptable et rembourser les notes de frais.
  • 11h/12h : A la fin de son créneau, le Kavalier met à jour toutes les données du client et écrit un compte rendu des missions effectuées. Un gain de temps important pour la suite ! Chez Kavalry, tout est écrit !
  • 12h-13h : Pause déjeuner !

L’après-midi d’un Kavalier

  • 13h-15h : Nouveau créneau pour le Kavalier ! Après un tour des locaux de cette entreprise parisienne, le Kavalier commence son créneau. Chez ce client, le Kavalier s’occupe des commandes récurrentes pour le bien des employés : des fournitures de bureau jusqu’à la livraison de fruits !
  • 15h30-17h30 : Dernier créneau de la journée ! Cette fois-ci le Kavalier travaille à distance, dans les locaux de Kavalry. Cette pratique de missions à distance est de plus en plus courante dans l’entreprise afin que les Kavaliers s’entraident sur des missions difficiles. Pour les tâches administratives le Kavalier peut utiliser de nombreux logiciels comme Payfit, Lunch’r, iPaidThat, Azopio : ces outils sont la clé pour faciliter le travail du Kavalier. Grâce à eux nous allons beaucoup plus vite et les résultats sont toujours meilleurs !
  • 17h30-18h : C’est le moment le plus important de la journée : parfaire le K-Movement. Le K-Movement est la formation interne de Kavalry. Tous les jours, des informations claires et précises sur des outils ou des méthodes, sont rajoutées par les Kavaliers experts afin de former les nouveaux arrivants. Une étape très importante pour faire perdurer cette génération de Kavaliers !

Après l’effort…

  • Bière spéciale du mercredi : tous les mercredis, Kavalry se rassemble pour partager les tips et les anecdotes sympatiques vécues sur le terrain.

Le Kavalier finit sa journée en ayant avancé sur des tâches primordiales pour les dirigeants d’entreprises.

Reconnu dans tous les bureaux, le Kavalier crée une complicité avec les employés de l’entreprise ! Une journée satisfaisante pour le Kavalier qui est devenu un atout pour les entreprises : demain le Kavalier sera de retour, les entreprises savent qu’elles ne font plus cavalier seul !

Découvrez Coralie, Kavalière !

Le métier d’Office Manager est tout nouveau pour Coralie. Nous avons décidé de lui donner la parole pendant cette interview afin de connaître sa vision sur le métier et sur Kavalry !

Q1 : Bonjour Coralie ! Peux-tu te présenter à nos lecteurs ?

Coralie : “Bonjour, je suis Coralie, j’ai 32 ans et je suis chez Kavalry depuis quelques mois maintenant. J’ai longtemps travaillé dans le secteur de l’hôtellerie. Cette expérience m’a beaucoup plu mais j’ai voulu changer et découvrir de nouvelles choses. C’est en cherchant à me reconvertir que je suis tombée sur l’annonce de Kavalry.”

Q2 : Qu’est-ce qu’un Kavalier pour toi ?

Coralie : “Pour moi un Kavalier c’est tout d’abord quelqu’un qui sait s’adapter. Dès mon arrivée, j’ai appris beaucoup de choses rapidement avec le K-Movement. Il fallait donc que je m’adapte à tous ces changements, mais c’était très palpitant !

Un Kavalier c’est également une personne qui agit vite et bien. Il est le bras droit du dirigeant sur toutes les missions administratives et c’est un expert dans le domaine ! Il n’y a pas mieux qu’un Kavalier si vous voulez que vos tâches administratives soient faites ! :)”

Q3 : Quelle vision avais-tu de l’office management avant d’être chez Kavalry, et quelle est ta vision aujourd’hui ?

Coralie : “Avant de voir l’annonce de Kavalry, je ne savais pas que le métier d’office manager existait. En me renseignant un petit peu je pensais que c’était plus ou moins un métier d’assistant de direction.

Aujourd’hui je me rends compte que le métier d’office manager chez Kavalry est différent. Un Kavalier n’est pas seulement un assistant de direction mais le bras droit. Les missions sont variées mais elles représentent un réel enjeu pour les entreprises.”

Q4 : Tes missions préférées chez les clients et pourquoi ?

Coralie : “Je ne pense pas avoir de missions préférées car ce que j’aime dans ce travail c’est vraiment la diversité des missions. Passer de la collecte de factures fournisseurs, à la préparation des bulletins de paie, au recouvrement client, à l’achat de fournitures : jongler entre ces missions c’est ce que je préfère !”

Q5 : Ce que tu aimes chez Kavalry, dans ton métier ?

Coralie : “En plus de la diversité des missions, ce que j’aime dans ce métier est de découvrir plusieurs univers clients et de travailler avec des dirigeants d’entreprise. Les missions qui me sont confiées me donnent beaucoup de responsabilités et j’adore !

De plus, l’équipe Kavalry est vraiment au top ! Les kavaliers s’entraident, l’ambiance est vraiment sympa et ils m’acceptent même si je ne suis pas très forte au ping-pong ahah !

Q6 : Merci beaucoup pour tes réponses Coralie, un dernier mot pour nos lecteurs ?

Coralie : “Vous allez être surpris par la progression de Kavalry ces prochains mois ! Et biensûr : #nefaitespluscavalierseul!”